Vzw Visit De Panne
De organisatie van 3 percelen voor het kerstdorp in De Panne voor de kerstperiode 2026-2027.
Ter informatie: de tekst van deze opdracht werd oorspronkelijk geschreven in NL.
1. Koper
1.1 Koper
Officiële naam: vzw Visit De Panne
Rechtsvorm van de koper: Overheidsonderneming
2. Procedure
2.1 Procedure
Titel: De organisatie van 3 percelen voor het kerstdorp in De Panne voor de kerstperiode 2026-2027.
Beschrijving: Visit De Panne vzw gaat aan de hand van 3 percelen op zoek naar één of meerdere dienstverleners die zullen instaan voor de invulling van 1 of meerdere percelen voor het kerstdorp. Dit voor de kerstperiode van 2026-2027. Het kerstdorp zal plaatsvinden op de Markt van zaterdag 12 december 2025 tot en met zondag 3 januari 2027 en bestaat uit een ijspiste, schaatsverhuur, gezellige accommodaties en talrijke muzikale optredens. De gemeente De Panne wil met dit kerstdorp een ruim publiek aantrekken. De doelstelling is om een gezellige, warme en aangename sfeer te creëren tijdens de eindejaarsperiode en dit zowel voor kinderen, jongeren en volwassenen. Deze opdracht wordt opgedeeld in 3 percelen, nl. (er kan voor elk perceel afzonderlijk ingeschreven worden) 1) het voorzien en uitbaten van een ijspiste 2) het voorzien van de accommodatie kerstdorp 3) het voorzien van de inkleding, geluid en belichting tijdens het kerstdorp
Identificatiecode van de procedure: ed15110a-d19b-4f94-a837-c40ff5715579
Interne identificatiecode: PPP0UI-723/6127/2026/017
Type procedure: Andere procedure in één fase
2.1.1 Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 79952000 Diensten voor het organiseren van evenementen
2.1.2 Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Veurne (BE258)
2.1.2 Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Veurne (BE258)
2.1.2 Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Veurne (BE258)
2.1.2 Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Veurne (BE258)
2.1.4 Algemene informatie
Aanvullende informatie: Stopzetting van de opdracht van perceel III "Voorzien inkleding, geluid & belichting kerstdorp" omwille van geen ingediende offertes.
5. Perceel
5.1 Perceel: LOT-0001
Titel: Voorzien en uitbaten van de ijspiste
Beschrijving: De ijspiste maakt deel uit van het Kerstdorp, die doorgaat op de Markt in De Panne van zaterdag 12 december 2026 tot en met zondag 3 januari 2027. Uitgebreide info te zien bij Technische voorwaarden - perceel 1.
Interne identificatiecode: 2026/017_1
5.1.1 Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 79952000 Diensten voor het organiseren van evenementen
5.1.2 Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Veurne (BE258)
Aanvullende informatie: Markt
5.1.3 Geraamde duur
Einddatum van de duur: 08/01/2027
5.1.6 Algemene informatie
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
5.1.7 Strategische aanbestedingen
5.1.10 Gunningscriteria
Criterium: Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact) Gunningscriterium numerieke waarde: 60
Criterium: Beschrijving: Relevante ervaring aan de hand van referenties
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact) Gunningscriterium numerieke waarde: 10
Criterium: Beschrijving: Volledigheid dossier volgens gevraagde voorwaarden
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact) Gunningscriterium numerieke waarde: 20
Criterium: Beschrijving: Voorstel exploitatie
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact) Gunningscriterium numerieke waarde: 10
5.1.15 Technieken
Informatie over het dynamische aankoopsysteem: Geen dynamisch aankoopsysteem
5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Organisatie voor beroepsprocedures: Raad van State
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt: vzw Visit De Panne
Organisatie die het contract ondertekent: vzw Visit De Panne
5.1 Perceel: LOT-0002
Titel: Voorzien accommodatie Kerstdorp
Beschrijving: Het kerstdorp bestaat uit: Er zijn 11 kerstaccommodaties, waarvan er 10 gebruikt worden als verkoopstand voor de lokale verenigingen en 1 als multifunctionele accommodatie. Bijkomend voorziet de inschrijver nog 1 accommodatie voor F.O.H.–P.A. en 1 voor technische materialen voor klank en licht. De dienstverlener doet een voorstel over het soort accommodatie dat hij geschikt vindt voor een kerstdorp en het is aan hem om alle accommodaties te integreren op de Markt zodat er een warme, aangename kerstsfeer gecreëerd wordt. De uitbaters van de kerstaccommodaties worden voorzien door de opdrachtgever (Visit De Panne). Deze uitbaters mogen vanaf 9 december om 9u hun accommodatie inrichten. Op dinsdag 4 januari 2027 dienen zij hun accommodatie volledig te ontruimen. Team Toerisme staat in voor alle afspraken met de uitbaters. Meer info zie technische voorwaarden - perceel II.
Interne identificatiecode: 2026/017 2_2
5.1.1 Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 79952000 Diensten voor het organiseren van evenementen
5.1.2 Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Veurne (BE258)
Aanvullende informatie: Markt
5.1.3 Geraamde duur
Einddatum van de duur: 08/01/2027
5.1.6 Algemene informatie
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
5.1.7 Strategische aanbestedingen
5.1.10 Gunningscriteria
Criterium: Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact) Gunningscriterium numerieke waarde: 60
Criterium: Beschrijving: Voorstel accommodaties
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact) Gunningscriterium numerieke waarde: 20
Criterium: Beschrijving: Volledigheid dossier volgens gevraagde voorwaarden
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact) Gunningscriterium numerieke waarde: 20
5.1.15 Technieken
Informatie over het dynamische aankoopsysteem: Geen dynamisch aankoopsysteem
5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Organisatie voor beroepsprocedures: Raad van State
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt: vzw Visit De Panne
Organisatie die het contract ondertekent: vzw Visit De Panne
5.1 Perceel: LOT-0003
Titel: Voorzien inkleding, geluid en belichting tijdens het kerstdorp
Beschrijving: Meer info te vinden onder "technische voorwaarden - perceel III".
Interne identificatiecode: 2026/017 3_3
5.1.1 Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 79952000 Diensten voor het organiseren van evenementen
5.1.2 Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Veurne (BE258)
Aanvullende informatie: Markt
5.1.3 Geraamde duur
Andere looptijd: Onbekend
5.1.6 Algemene informatie
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
5.1.7 Strategische aanbestedingen
5.1.10 Gunningscriteria
Criterium: Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact) Gunningscriterium numerieke waarde: 60
Criterium: Beschrijving: Volledigheid dossier
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact) Gunningscriterium numerieke waarde: 20
Criterium: Beschrijving: Voorstel aankleding kerstdorp
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact) Gunningscriterium numerieke waarde: 20
5.1.15 Technieken
Informatie over het dynamische aankoopsysteem: Geen dynamisch aankoopsysteem
5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Organisatie voor beroepsprocedures: Raad van State
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt: vzw Visit De Panne
6. Resultaten
Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving: 74 228,5 Euro
6.1 ID resultaat perceel: LOT-0001
Er is ten minste één winnaar gekozen.
6.1.2 Informatie over winnaars
Winnaar: Officiële naam: POLAR BEAR COMPANY BVBA
Identificatiecode van de inschrijving: POLAR_BEAR_COMPANY_BVBA
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen: LOT-0001
Waarde van de aanbesteding: 53 550 Euro
Informatie over het contract: Identificatiecode van het contract: 1182-1680
Titel: Voorzien en uitbaten van de ijspiste
Datum van sluiting van het contract: 28/07/2026
Organisatie die het contract ondertekent: vzw Visit De Panne
6.1.4 Statistische informatie
Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname: Type van de ontvangen inschrijvingen: Inschrijvingen Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname: 3
Type van de ontvangen inschrijvingen: Verzoeken tot deelname Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname: 3
Bereik van de inschrijvingen: Waarde van de laagste ontvankelijke inschrijving: 51 467,5 Euro
Waarde van de hoogste ontvankelijke inschrijving: 53 550 Euro
6.1 ID resultaat perceel: LOT-0002
Er is ten minste één winnaar gekozen.
6.1.2 Informatie over winnaars
Winnaar: Officiële naam: Event Company
Identificatiecode van de inschrijving: Event_Company
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen: LOT-0002
Waarde van de aanbesteding: 20 678,5 Euro
Informatie over het contract: Identificatiecode van het contract: 1183-1684
Titel: Voorzien accommodatie Kerstdorp
Datum van sluiting van het contract: 28/07/2026
Organisatie die het contract ondertekent: vzw Visit De Panne
6.1.4 Statistische informatie
Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname: Type van de ontvangen inschrijvingen: Inschrijvingen Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname: 2
Type van de ontvangen inschrijvingen: Verzoeken tot deelname Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname: 2
Bereik van de inschrijvingen: Waarde van de laagste ontvankelijke inschrijving: 0 Euro
Waarde van de hoogste ontvankelijke inschrijving: 20 678,5 Euro
6.1 ID resultaat perceel: LOT-0003
Er is geen winnaar gekozen en de mededinging is gesloten.
De reden waarom geen winnaar is gekozen: Andere
6.1.4 Statistische informatie
Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname: Type van de ontvangen inschrijvingen: Inschrijvingen Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname: 0
Type van de ontvangen inschrijvingen: Verzoeken tot deelname Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname: 0
8. Organisaties
8.1 ORG-0001
Officiële naam: vzw Visit De Panne
Registratienummer: 0778.951.768
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Veurne (BE258)
Contactpunt: Alyssa Vanneuville
Rollen van deze organisatie: Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die het contract ondertekent
8.1 ORG-0002
Officiële naam: Raad van State
Registratienummer: BE 0931.814.266
Postadres: Wetenschapsstraat 33
Onderverdeling land (NUTS): Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad (BE100)
Rollen van deze organisatie: Organisatie voor beroepsprocedures
8.1 ORG-0003
Officiële naam: 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer: BE 0475.480.736
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Antwerpen (BE211)
Telefoon: +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie: Aanbieder van aanbestedingsdiensten
8.1 ORG-0004
Officiële naam: POLAR BEAR COMPANY BVBA
Omvang van de ondernemer: Micro
Registratienummer: BE 0891394762
Postadres: Ganzenstraat 29
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Oostende (BE255)
Rollen van deze organisatie: Winnaar van deze percelen: LOT-0001
8.1 ORG-0005
Officiële naam: Event Company
Omvang van de ondernemer: Groot
Registratienummer: BE 1021482056
Postadres: Brugsesteenweg 53
Onderverdeling land (NUTS): Arr. Oostende (BE255)
Rollen van deze organisatie: Winnaar van deze percelen: LOT-0002
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging: 12b4a99e-06a6-47da-b451-cd691b5ade81 - 01
Type formulier: Resultaat
Type aankondiging: Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging: 29/07/2026 00:00 +02:00
Aankondiging datum verzending (eSender): 29/07/2026 00:00 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is: Nederlands