Deze mededeling heeft betrekking op de publicatie van een:  AANKONDIGING VAN EEN OPDRACHT 
Uittreksel uit de officiële tekst.


I.1. Naam en adressen

Officiële benaming: Gemeente Hoeilaart
Postadres: Jan van Ruusbroecpark,BE-1560 Hoeilaart
Contactpersoon: Mevrouw Renny Rombouts
Tel: +32 26582874
Fax: +32 26582879
E-mail: renny.rombouts@hoeilaart.be
Internetadres(sen): www.hoeilaart.be 

I.3. Communicatie

Officiële benaming: Personeelsdienst
Postadres: Jan van Ruusbroecpark,BE-1560 Hoeilaart
Contactpersoon: De heer Steven Craps
Tel: +32 28949535
E-mail: steven.craps@hoeilaart.be
Internetadres(sen): www.hoeilaart.be 


II.1. Omvang van de aanbesteding

II.1.1. Benaming
Aanstelling sociaal secretariaat en implementatie HRM-software (Personeelsbeheer, tijdsregistratie en planning) 
Referentienummer: 2021-gem-003
II.1.2. Voornaamste CPV-code: 72224100
II.1.3. Type opdracht: diensten
II.1.4. Korte beschrijving
De opdracht is opgedeeld in verschillende onderdelen of percelen die operationeel gezien niet los van elkaar kunnen worden gezien. Het is echter wel noodzakelijk om deze te bekijken als één geheel in één alomvattende tool of minimaal als één aan elkaar gekoppeld geheel. Voor elk van de percelen staat het de inschrijver vrij om te antwoorden met een software-oplossing, een dienstenoplossing of een combinatie van beide. Onder een dienstenoplossing verstaan we dat de inschrijver operationele taken uitvoert die anders door medewerkers van de opdrachtgever zouden gebeuren met behulp van de software-oplossing. De inschrijver beschrijft duidelijk alle mogelijke taken en diensten die opgenomen kunnen worden in een dienstencatalogus.
De percelen waarover het gaat worden later in dit document in detail beschreven.
De inschrijver mag een offerte indienen voor 1 perceel, meerdere percelen of voor alle percelen. De aanbestedende overheid heeft het rech.(zie opdrachtdocumenten)
II.1.6. Inlichtingen over percelen
Verdeling in percelen: JA


II.2. Beschrijving

Lot 1

II.2.1. Benaming
Personeelsbeheer CORE HR 
II.2.3. Plaats van uitvoering
NUTS-code(s): BE241
Voornaamste plaats van uitvoering: Gemeentebestuur Hoeilaart (Gemeente + OCMW), Jan van Ruusbroecpark te 1560 Hoeilaart
II.2.4. Beschrijving
Onder “Personeelsbeheer: Core HR” verstaan we functionaliteiten die een loonadministratie overstijgen zoals positiemanagement, bedrijvengids, aanbieden van (manager)selfservice functionaliteiten, documentgeneratie, contracten module, …  
II.2.7. Looptijd
96 maand(en)
Verlenging mogelijk: NEE

Lot 2

II.2.1. Benaming
Planning 
II.2.3. Plaats van uitvoering
NUTS-code(s): BE241
Voornaamste plaats van uitvoering: Gemeentebestuur Hoeilaart (Gemeente + OCMW), Jan van Ruusbroecpark te 1560 Hoeilaart
II.2.4. Beschrijving
Een deel van de medewerkers maken momenteel gebruik, naargelang de organisatie/dienst, van diverse planningstools. Het is de intentie in dit perceel om naar één en dezelfde planningstool te gaan. In het perceel planning is het cruciaal dat verschillende roostermethodieken mogelijk zijn, inclusief een module voor het zelfroosteren. 
II.2.7. Looptijd
96 maand(en)
Verlenging mogelijk: NEE

Lot 3

II.2.1. Benaming
Tijdsregistratie 
II.2.3. Plaats van uitvoering
NUTS-code(s): BE241
Voornaamste plaats van uitvoering: Gemeentebestuur Hoeilaart (Gemeente + OCMW), Jan van Ruusbroecpark te 1560 Hoeilaart
II.2.4. Beschrijving
Een deel van de medewerkers maken momenteel gebruik, naargelang de organisatie/dienst, van diverse tijdsregistratietools. Het is de intentie in dit perceel om naar één en dezelfde tijdsregistratietool te gaan. 
II.2.7. Looptijd
96 maand(en)
Verlenging mogelijk: NEE

Lot 4

II.2.1. Benaming
Loonadministratie 
II.2.3. Plaats van uitvoering
NUTS-code(s): BE241
Voornaamste plaats van uitvoering: Gemeentebestuur Hoeilaart (Gemeente + OCMW), Jan van Ruusbroecpark te 1560 Hoeilaart
II.2.4. Beschrijving
We willen een geïntegreerde oplossing waarbij het personeelsbeheer gekoppeld is aan een eventuele tijdsregistratie toepassing, een loonadministratie toepassing en planningstoepassing. Deze toepassing zal gebruikt worden door de verschillende juridische entiteiten, welke betekent dat er per entiteit een afzonderlijke werkflow voor berekening, registratie en betaling moet gebeuren. Aangiftes, rapporteringen, e.d. dienen te gebeuren volgens de wettelijke bepalingen van de diverse lokale besturen. De procedure en timing om een tijdige betaling te garanderen van diverse salarisonderdelen en/of andere vergoedingen worden in onderling overleg tussen bestuur en leverancier vastgelegd. Momenteel: betaling loon op voorlaatste werkdag (1 betaling per maand) en extra’s (zondagen, onkosten) met loon in maand+1. Het is belangrijk dat dossiers aan “klantengroepen” kunnen gelinkt worden. Iemand moet loondossier klantengroep “ondersteunende directies” kunnen bekijken zelfs als de medewerker bij verschillende organisatie entiteiten werkt. “Loongroepen” dienen de juridische entiteiten te kunnen overschrijden. De functionaliteiten dienen ondersteund te worden. Daarnaast wensen we een duidelijk overzicht van de beschikbare modaliteiten die u aanbiedt (in-house, as a service) alsook de kosten die hieraan verbonden zijn. De toepassing dient intuïtief te zijn en dient configureerbaar te zijn in die mate dat de verschillende diensten, al dan niet in overleg met de leverancier, zelf aanpassingen kunnen maken in de opzet van de tool. Bijvoorbeeld bij het wijzigen van afdelingen, inactiveren en activeren van medewerkers, etc. 
II.2.7. Looptijd
96 maand(en)
Verlenging mogelijk: NEE



III.1. Voorwaarden voor deelneming

III.1.1 Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen, waaronder de vereisten in verband met de inschrijving in het beroeps- of handelsregister
Lijst en beknopte beschrijving van de voorwaarden: 
Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikels 67 tot en met 69 van de wet van 17 juni 2016 betreffende overheidsopdrachten.

III.1.3 Technische en beroepsbekwaamheid
Lijst en beknopte beschrijving van de selectiecriteria:
1. - de inschrijver dient de kwalificaties en de relevante ervaring op te geven van de personen die de opdracht zullen uitvoeren. De inschrijver bewijst dit aspect aan de hand van een overzicht waaruit blijkt wat de kwalitatieve meerwaarde is van deze personen, gelet op hun ervaring en deskundigheid bij de uitvoering van hun aandeel in de opdracht- de inschrijver dient minimum 1 referentie op te geven omtrent gelijkaardige opdrachten. Deze referenties hebben betrekking op de laatste 3 jaren 2017-2016-2015. Het verdient een aanbeveling om certificaten van goede uitvoering toe te voegen aan de offerte2. referentieopdrachten

Eventuele minimumeisen:
1. Beschrijving van de samenstelling van het team dat werkzaam is bij de opdrachtnemer.
o Hiervoor voegt de opdrachtnemer de relevante CV’s toe van alle werknemers/medewerkers (max. 1 A4 voor- en achterkant) die de opdrachten gaan uitvoeren (maximaal 10 personen). De inschrijver duidt aan wat de functie en rol is van deze medewerkers en hoe ze bijdragen tot het welslagen van de opdracht
2. een lijst van maximaal 10 relevante opdrachten gedurende de laatste drie jaar waaruit blijkt dat de inschrijver ervaring heeft die duidelijk past in de opdrachten van dit bestek/perceel.
o Deze opdrachten worden kort beschreven.
o Er wordt tevens per referentie een contactpersoon van de opdrachtgever opgegeven.
o Indien de inschrijver geen of onvoldoende referenties kan voorleggen, mag een uitgebreide nota toegevoegd worden die verantwoordt waarom men alsnog in aanmerking komt voor voorliggende opdracht.



IV.1.1 Proceduretype
Openbare procedure

IV.1.8 Inlichtingen over de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA)
De opdracht valt onder de GPA: NEE

IV.2 ADMINISTRATIEVE INLICHTINGEN:
IV.2.2 Termijn voor de ontvangst van blijken van belangstelling 2021-07-06 10:00
IV.2.4 Talen die mogen worden gebruikt bij het indienen van inschrijvingen of aanvragen tot deelneming:  NL
IV.2.6 Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver zijn inschrijving gestand moet doen
De inschrijving moet geldig blijven tot (dd/mm/jjjj): 2021-11-03
IV.2.7 Begin van de gunningsprocedures
Datum: 2021-07-06
Plaatselijke tijd: 10:00



VI.3. Nadere inlichtingen
De offertes kunnen alleen elektronisch ingediend worden via de e-Tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/.

VI.4 Beroepsprocedures

VI.4.1 Beroepsinstantie
Raad van State
Wetenschapstraat 33, BE-1040 Brussel

VI.5 Datum van verzending van deze aankondiging
2021-06-02